Política de compras: como fazer uma compra eficiente

Saiba quais são os atributos essenciais em uma gestão de compras eficiente.

A política de compras, na prática, deve conciliar sempre um preço econômico com uma boa qualidade. Então, para que não sejam adquiridos produtos inadequados ou indesejados, devem ser feitas as especificações de cada um deles na hora da negociação e compra com os fornecedores. Portanto, para uma Gestão de compras eficiente existem 3 atributos essenciais: a celeridade (rapidez), o preço econômico e a qualidade. Dessa forma, garante-se que nunca falte nenhum material e que este seja de qualidade, gerando economia para a organização e evitando transtornos de produção.

“Comprar bem”, nas organizações, é condição necessária à eficiência da gestão de materiais.

E o que significa “comprar bem”?

Na hora de realizar as compras alguns aspectos devem ser levados em consideração para que tudo saia como o esperado: o planejamento, o acompanhamento, os processos de decisão, a pesquisa e a seleção de fontes dos materiais e de fornecedores (para que o produto seja recebido sem atrasos, no momento certo).

Com o planejamento das compras garante-se que haja: efetivo suprimento de materiais e serviços; produtos de qualidade com preço econômico; rapidez na entrega; garantia de segurança e agilidade na pesquisa de preços através do cadastro de fornecedores; a manutenção de um bom relacionamento com os fornecedores; a criação de ferramentas que permitam um efetivo controle do processo de compras. Portanto, se as compras forem planejadas é possível “comprar bem”, evitando prejuízos e transtornos de produção.

O ciclo de compras

O ciclo de compras envolve todas as as atividades necessárias para a realização de uma compra, desde o recebimento das requisições de compra até a aprovação da fatura para pagamento ao fornecedor, como pode ser visto no esquema abaixo, que representa o planejamento de compras de uma empresa privada:

Não se trata de um ciclo propriamente dito, mas sim de um processo de trabalho, que se repete incessantemente. E, de todas as atividades, apenas o “Recebimento de Material” é realizado por uma área distinta da área de compras, ficando a cargo do almoxarifado.

No setor público o ciclo de compras funciona de maneira um pouco diferente, como pode ser visto no esquema abaixo:

Por fim, em ambos os esquemas, o comprador deve se certificar se o material comprado está de acordo com o solicitado e, toda vez que uma entrega não estiver de acordo com o que foi pedido, o comprador deve solicitar esclarecimentos ou devolver os produtos entregues. Além disso, o tempo de entrega deve ser um fator importante no julgamento da escolha de um fornecedor. A quantidade a ser adquirida depende principalmente da capacidade do estoque e do preço oferecido pelo fornecedor. Por isso, no próximo post falaremos mais sobre a seleção de fornecedores.

Referências

ENAP. Gestão de Materiais.

Disponível em: <http://repositorio.enap.gov.br/bitstream/1/2268/1/Enap%20Did%C3%A1ticos%20-%20Gest%C3%A3o%20de%20Materiais.pdf>

Logística e diligenciamento. Como funciona o Setor de Compras. Disponível em: <https://diligenciamento.wordpress.com/2010/04/08/como-funciona-o-setor-de-compras/>